💹Primeiro, o que compõem o Custo com Administrativo?
O custo administrativo engloba os gastos associados às atividades e funções administrativas de uma empresa. Esses custos são relacionados ao suporte e gerenciamento das operações da empresa como um todo, garantindo seu funcionamento adequado. Aqui estão alguns elementos que podem fazer parte do custo administrativo:
- 🙋Pessoal administrativo: Isso inclui salários, encargos sociais, benefícios e outras despesas relacionadas aos funcionários que desempenham funções administrativas, como gerentes, assistentes administrativos, contadores, recursos humanos, entre outros.
- 💻Instalações e equipamentos: Inclui o custo do aluguel ou manutenção do escritório, instalações físicas e equipamentos necessários para as atividades administrativas, como mobiliário, computadores, impressoras, telefones, entre outros.
- 🌐Tecnologia da informação: Engloba os gastos relacionados a sistemas de informação, software, hardware, licenças, serviços de suporte técnico, redes de computadores, servidores, segurança da informação e outros recursos tecnológicos utilizados nas operações administrativas.
- 📝Suprimentos de escritório: Inclui o custo de materiais de escritório, como papel, canetas, toners, cartuchos de tinta, envelopes, pastas, entre outros.
- 🗣️Comunicação: Engloba os gastos com serviços de telefonia fixa e móvel, internet, correios, mensageiros e outras despesas relacionadas à comunicação interna e externa da empresa.
- 📕Serviços profissionais: Pode incluir honorários pagos a consultores externos, advogados, contadores e outros profissionais que prestam serviços administrativos à empresa.
- ✍️Treinamento e desenvolvimento: Engloba os custos associados ao treinamento e desenvolvimento de funcionários administrativos, como cursos, workshops, palestras e outras atividades de capacitação.
- 💵Seguros e taxas: Inclui os prêmios de seguro de responsabilidade civil, seguro de propriedade, taxas governamentais e outras despesas obrigatórias relacionadas às operações administrativas.
- ✈️Viagens e representação: Refere-se aos gastos com viagens de negócios, hospedagem, alimentação, despesas de representação e entretenimento relacionados às atividades administrativas.
- 💳Outros gastos administrativos: Existem outros custos variados que podem estar relacionados à administração da empresa, como serviços de limpeza, segurança, manutenção predial, serviços de escritório, entre outros.
É importante ressaltar que a composição do custo administrativo pode variar de empresa para empresa, dependendo do tamanho, setor de atuação e complexidade das operações. É fundamental realizar uma análise detalhada dos custos específicos da empresa para ter um entendimento completo dos elementos que compõem o custo administrativo e poder gerenciá-lo adequadamente.
💶Como ter o controle dos Custos com Administrativo:
Para gerenciar o custo administrativo de forma eficiente, aqui estão algumas práticas e estratégias que você pode adotar:
- 🔎Análise detalhada dos custos: Realize uma análise minuciosa dos custos associados ao setor administrativo. Identifique os principais componentes desses custos, como salários, benefícios, instalações, suprimentos, tecnologia, entre outros. Compreenda como esses custos são alocados e distribuídos dentro do setor.
- 📜Avalie a eficiência dos processos: Avalie os processos e procedimentos administrativos existentes para identificar possíveis ineficiências e áreas de melhoria. Procure por atividades redundantes, tarefas manuais que poderiam ser automatizadas ou fluxos de trabalho complexos. Simplificar e otimizar os processos administrativos pode resultar em economia de tempo e recursos.
- 📊Priorize os investimentos: Avalie cuidadosamente os investimentos necessários para o setor administrativo. Certifique-se de que esses investimentos sejam realmente necessários e estejam alinhados aos objetivos estratégicos da empresa. Considere alternativas mais econômicas, como a terceirização de certas funções administrativas ou a utilização de soluções baseadas em nuvem.
- 🗃️Controle de pessoal: Gerencie o número de funcionários no setor administrativo de forma eficiente. Analise se a equipe está dimensionada corretamente em relação às demandas e necessidades da empresa. Considere a possibilidade de redistribuir tarefas ou reorganizar as funções para otimizar a produtividade.
- 📑Negociação de contratos: Avalie os contratos com fornecedores e prestadores de serviços para o setor administrativo. Verifique se os termos e preços são vantajosos para a empresa. Considere renegociar contratos para obter melhores condições, como redução de custos ou prazos de pagamento mais favoráveis.
- 🗣️Treinamentos: Invista em treinamento e capacitação para os funcionários do setor administrativo. Isso pode aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho realizado, reduzindo erros e retrabalho. Promova a atualização das habilidades e conhecimentos necessários para que a equipe seja mais eficiente no desempenho de suas funções.
- 🖥️Monitoramento e controle dos custos: Estabeleça um sistema de monitoramento e controle regular dos custos do setor administrativo. Utilize relatórios financeiros e indicadores para acompanhar os gastos e compará-los com o orçamento estabelecido. Isso permitirá identificar variações e tomar ações corretivas quando necessário.
Ao adotar essas práticas de gerenciamento de custos para o setor administrativo, você estará buscando uma gestão eficiente dos recursos, controle de gastos e otimização das operações administrativas da empresa.
💷Porcentagem viável para Custos com Administrativo:
A definição de uma porcentagem viável para os custos com o setor administrativo pode variar dependendo do setor de atuação, tamanho da empresa, estrutura organizacional, localização geográfica e outros fatores específicos. No entanto, uma referência comum é que os custos administrativos geralmente representam de 10% a 20% do orçamento total de uma empresa.
Essa faixa de porcentagem pode ser um ponto de partida para avaliar os custos administrativos em relação ao orçamento geral da empresa. No entanto, é importante adaptar essa porcentagem às características e necessidades específicas da sua organização.
Recomenda-se que você analise os dados financeiros históricos da sua empresa, considere o benchmarking da indústria e faça uma análise aprofundada das suas operações administrativas para determinar uma porcentagem mais precisa e realista para os custos com o setor administrativo da sua empresa. É fundamental considerar os objetivos estratégicos da organização, a eficiência operacional e a necessidade de investimentos no setor administrativo para tomar decisões adequadas.
Exemplo:
Aqui está um exemplo para ilustrar a porcentagem viável de custos administrativos:
Vamos considerar uma pequena empresa de consultoria que tem uma receita anual de R$ 500.000,00. Para determinar a porcentagem viável de custos administrativos, podemos usar a faixa de 10% a 20% mencionada anteriormente.
- Se optarmos por uma taxa de 10%, os custos administrativos da empresa não devem exceder R$ 50.000,00 (10% de R$ 500.000,00). Nesse caso, a empresa teria uma margem maior para alocar recursos em outras áreas, como marketing, desenvolvimento de negócios ou investimentos adicionais.
- Se escolhermos uma taxa de 20%, os custos administrativos podem chegar a R$ 100.000,00 (20% de R$ 500.000,00). Nesse cenário, a empresa pode estar enfrentando uma carga administrativa mais pesada, talvez devido a requisitos regulatórios específicos do setor ou a uma estrutura interna mais complexa.
Lembrando que esses números são apenas exemplos e a porcentagem viável de custos administrativos pode variar de acordo com as circunstâncias específicas de cada empresa. É importante realizar uma análise cuidadosa dos custos e benefícios, bem como ajustar as proporções de acordo com as necessidades e objetivos da organização.
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